|
1. Основными задачами отдела являются:
1) обеспечение деятельности и проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории Степновского муниципального района (далее – района);
2) хранение, комплектование, учет и использование:
- документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности района;
- Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения органов местного самоуправления района отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области;
- документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории района;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;
3) хранение, учет и использование архивных фондов сельских поселений, входящих в состав Степновского муниципального района, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.
На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, правовыми актами Степновского муниципального района Ставропольского края и настоящим Положением.
2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции в установленной сфере деятельности:
1) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;
2) подготавливает предложения для главы Степновского муниципального района (далее – глава района) по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе;
3) доводит до сведения главы района и подготавливает материалы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела;
4) представляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и необходимую информацию:
- об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края;
- о состоянии архивного дела в районе;
- о численности, составе и движении работников отдела;
5) участвует:
- в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
- в работе научного совета, коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела;
- в пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;
6) в области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:
а) постоянное хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности района после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
- архивных фондов поселений, входящих в состав Степновского муниципального района Ставропольского края, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, расположенных на территории района;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории района;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;
б) временное хранение:
- документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности района, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных учреждений, предприятий Степновского муниципального района Ставропольского края;
- документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к архивным фондам поселений, расположенных на территории района, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных учреждений, предприятий Степновского муниципального района Ставропольского края;
- документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории района;
- Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения органов местного самоуправления района отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области;
в) комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;
г) проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;
д) контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;
е) специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;
ж) контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища отдела;
з) в пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов и особо ценных документов;
и) создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования;
к) разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны;
7. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:
а) составление списков источников комплектования отдела и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов;
б) ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;
в) в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);
г) рассмотрение и подготовку:
- к утверждению экспертно-проверочной комиссией комитета Ставропольского края по делам архивов описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному состав (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов;
- совместно с источниками комплектования отдела инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела к согласованию комитетом Ставропольского края по делам архивов;
д) участие в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых комитетом Ставропольского края по делам архивов;
е) взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи, в том числе на договорное основе:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;
8. В области учета архивных документов осуществляет:
а) государственный учет архивных документов (в том числе уникальных, особо ценных, секретных и рассекреченных архивных документов, документов личного происхождения, документов по личному составу), хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела; представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в комитет Ставропольского края по делам архивов для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
б) фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;
в) ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в комитет Ставропольского края по делам архивов для ведения базы данных «Фондовый каталог».
9. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:
а) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
б) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;
в) экспонирование архивных документов на выставках;
г) использование архивных документов в средствах массовой информации;
д) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
е) публикацию архивных документов;
ж) создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивных документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;
з) обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции;
Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, правовыми актами Степновского муниципального района.
10. Отдел для осуществления своих функций имеет право:
а) вносить в установленном порядке на рассмотрение главе района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отеле, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящимся к компетенции отдела;
б) представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;
в) запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, органов государственной власти Ставропольского края, организаций, граждан и общественных объединений материалы и информацию, связанных с осуществлением функций, возложенных на отдел;
г)принимать участие:
- в совещаниях, семинарах и мероприятий, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями;
- в решении вопросов финансирования отдела;
д) иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, ликвидируемых на территории района, для участия в решении вопросов сохранности документов;
е) вести список возможных источников комплектования;
ж) при наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности;
з) участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела;
и) на финансирование и материально-техническое обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, за счет средств бюджета района;
к) на техническое оснащение рабочих мест работников отдела.
|